Год комплаенса в трекере

Это обязанности функции ПОД/ФТ, каждая с местом, где она написана. Это примеры формы — обязанность, периодичность, источник, — а не список того, что применимо к вам: это зависит от вашей лицензии и страны и читается в источнике.

Где источник говорит «регулярно», а календарь — «каждый год», год — выбор календаря, а не нормы. Готовый реестр говорит это в каждой повторяющейся задаче, которую приносит.

Как подтверждение они просят запись. Британские правила, например, требуют письменных записей о политиках, об изменениях после пересмотра и о шагах, которыми их довели до сотрудников (regulation 19(1)(c)), и письменной записи о проведённом обучении (regulation 24(1)(b)). Ни одно из этих двух положений не упоминает подписи. Остальная часть разбора — о том, как эта запись получается сама, пока делается работа.

Проект умеет сам заводить задачи по календарю: меню доски, Повторяющиеся задачи…. У каждой — название, описание, исполнитель, периодичность — раз в столько-то недель или месяцев, двенадцать месяцев — год, — ближайший день, когда она заведётся, и срок, отсчитанный от этого дня.

• {year}, {quarter}, {month} и {date} в названии заменяются в день, когда задача заводится: «Годовой отчёт о работе функции ПОД/ФТ — 2027».
• Она заводится в девять утра, обычной задачей, от имени того, кто её последним сохранил.
• Если прошлогодняя ещё открыта, нынешняя всё равно заводится и связывается с ней — открытая не прячется за следующей.
• Пропущенный день заводит одну задачу, когда сможет, а не по одной за каждый пропущенный период. Если завести ничего не удалось, кому-то об этом сообщают.

Отчёт со сроком тридцать первого не начинают тридцатого. Напоминания о сроке… в том же меню — дни до срока, в которые тот, у кого задача, получает одну строку утром, по своим часам.

Шаги — проекта, до пяти. Они выключены, пока их не выберет руководитель; реестр требований ставит 14, 7 и 1, если их не было. В сам день срока и после него исполнитель узнаёт в любом случае.

Ежегодная задача «Пересмотр политик и процедур ПОД/ФТ» заканчивается страницей. Политика — страница вики; каждое сохранение — версия, а история показывает, что изменилось между двумя из них.

Утверждение на странице записывает, кто какую версию утвердил и когда, с заметкой, если её написали. Утверждающий утверждает ту версию, которую прочитал: если страницу тем временем поправили, утверждение не примут. Правка после утверждения ничего не отменяет молча — в силе остаётся прежняя редакция, и страница говорит об обеих.

Запись делается один раз: отзыв утверждения добавляет строку и ничего не удаляет. Та же строка есть в истории страницы и в файле Word или PDF, который из неё сохраняют, — под заголовком файла сказано, утверждённый ли в нём текст.

Ознакомление делает страницу обязательной к прочтению — для людей по именам, для всех в проекте или для командной роли. Каждому приходит уведомление, на странице он видит плашку и отмечает, что прочитал. Отметка записывает, кто, когда и какую версию.

• Читать нужно утверждённую версию. Когда утверждают новую редакцию, прежние отметки сохраняются, и всех спрашивают заново.
• Тому, кто не отметил, через два рабочих дня приходит одно напоминание.
• Руководитель видит, кто прочитал, а кто нет; остальные видят только свою отметку.

Проверяющий редко просит весь проект. Выборка берётся одним архивом — по запросу, по эпику со всем, что под ним, или по метке — вместе со страницами вики, связанными с этими задачами: каждая задача с историей, каждая страница с версиями и отметками об утверждении и ознакомлении, и сверху опись словами — что в архиве, по какому запросу, кто его взял и когда.

Это и есть след года: задача, заведённая в свой день, кто её сделал и когда закрыл, утверждённая редакция и кто её прочитал.

• Он не знает, какие обязанности ваши. Таблица выше и пять повторяющихся задач — примеры с источниками. Что применимо, зависит от вашей лицензии и страны.
• Сроки в часах не отслеживаются. Напоминания идут по дням. Окна в несколько часов на сообщение после инцидента трекер не считает.
• Периодичность — число недель или месяцев от дня. «Последнего рабочего дня квартала» нет; ежемесячная на 31-е число заводится в последний день более короткого месяца.
• Утверждение — не подпись и подписью не называется. Оно записывает, кто какую версию утвердил. Оно не запирает страницу от правок, и правила «утвердить должны все названные» нет.
• Отметка об ознакомлении — отметка. Она говорит, кто нажал «прочитал», на какой версии и когда; отменить её нельзя, и напоминание одно, а не преследование.
• Он следит только за актами, на которые вы уже ссылаетесь, раз в неделю, в проекте с дополнением, — это показано в разборе Когда акт, на который вы ссылаетесь, меняется. Новый акт и что изменение значит для вас — этого он не знает: «процесс оценки изменений» из таблицы остаётся вашим процессом.
• Журнал действий компании — обычные записи, которые в продукте ничто не правит, а не неизменяемый реестр.